Aufsichtsratstätigkeit im Geschäftsjahr 2016

Wir haben die Geschäftsführung des Vorstands und die Konzernleitung durch den Vorstand kontinuierlich überwacht. Maßstab für diese Überwachung waren die Rechtmäßigkeit, Ordnungsmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit der Geschäftsführung und Konzernleitung.

Wesentliche Grundlage für die Erfüllung der gesetzlichen Überwachungsaufgabe waren die schriftlichen und mündlichen Berichte des Vorstands. Der Vorstand berichtete uns regelmäßig und zeitnah über die Unternehmensstrategie, die Planung, die Geschäftsentwicklung des Konzerns und seiner Segmente, die Risikosituation, das Risiko-Management, die Compliance und etwaige Abweichungen der Geschäftsentwicklung von der ursprünglichen Planung sowie wichtige Geschäftsvorfälle der Gesellschaft und wesentliche Beteiligungen der Gesellschaft.

Der Vorstand ist seinen Informationspflichten zeitnah und vollständig nachgekommen. Die Berichte des Vorstands wurden sowohl hinsichtlich ihrer Gegenstände als auch hinsichtlich ihres Umfangs den vom Gesetz, von guter Corporate Governance und von uns gestellten Anforderungen gerecht. Zusätzlich zu den Berichten ließen wir uns vom Vorstand ergänzende Informationen und Auskünfte geben. Die vom Vorstand erteilten Berichte und sonstigen Informationen haben wir auf ihre Plausibilität hin überprüft, kritisch gewürdigt und hinterfragt.

Die Geschäftsordnungen von Vorstand und Aufsichtsrat beinhalten einen Katalog von Geschäften und Maßnahmen, zu deren Vornahme der Vorstand der Zustimmung des Aufsichtsrats bedarf. Die Geschäfte und Maßnahmen, die uns der Vorstand gemäß diesem Katalog im Geschäftsjahr 2016 zur Zustimmung vorgelegt hat, haben wir mit dem Vorstand diskutiert und eingehend geprüft. Wir haben den vorgelegten Geschäften und Maßnahmen jeweils zugestimmt.

Durch die hohe Sitzungsfrequenz der Plenums- und Ausschusssitzungen stehen wir in engem Austausch mit dem Vorstand. Auch zwischen den Sitzungen berichtet der Vorstand über Einzelfragen schriftlich oder in Gesprächen. Zudem tauscht sich der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Vorstandsvorsitzenden in regelmäßig stattfindenden Terminen aus und erörtert aktuelle Geschäftsvorfälle, Fragen der Strategie, der Planung, der Geschäftsentwicklung, der Risikolage, des Risiko-Managements und der Compliance des Unternehmens sowie sonstige wichtige Ereignisse.

Im Geschäftsjahr 2016 fanden sechs Aufsichtsratssitzungen, eine eintägige Klausurtagung sowie 22 Sitzungen der Ausschüsse des Aufsichtsrats statt. Insgesamt lag die Teilnahmequote im Durchschnitt bei 98 %. Über zwischen den Sitzungen zu entscheidende Sachverhalte haben wir im Umlaufverfahren Beschluss gefasst.

In der Sitzung des Aufsichtsrats am 24. Februar 2016 befassten wir uns in Anwesenheit des Abschlussprüfers mit dem Jahresabschluss der Gesellschaft und dem Konzernabschluss 2015 sowie dem zusammengefassten Lagebericht. Mit der Billigung des Jahres- und Konzernabschlusses 2015 folgten wir der Empfehlung des Prüfungsausschusses, der die Unterlagen zuvor intensiv geprüft hatte. Wir stimmten dem Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns zu und schlossen uns dem Vorschlag an. Weiterhin beschlossen wir die Tagesordnung für die Hauptversammlung 2016 und den Vorschlag an die Hauptversammlung zur durch das Ausscheiden von Herrn Dr. Hubertus von Grünberg notwendigen Nachbesetzung des Aufsichtsrats durch Frau Dr. Helga Jung. Darüber hinaus haben wir uns mit den Ergebnissen der Selbstevaluierung des Aufsichtsrats 2015, der Service-Qualität in Deutschland, den Bundesligaübertragungsrechten und der Geschäftsentwicklung der T-Mobile Netherlands befasst. Der Vorstand berichtete ausführlich zur aktuellen Situation und zu den wesentlichen finanziellen und operativen Kennzahlen des Unternehmens und seiner Segmente.

In der Sitzung vor der Hauptversammlung am 24. Mai 2016 hat uns der Vorstand ausführlich über die aktuelle Situation und die finanziellen sowie operativen Kennzahlen des Unternehmens und seiner Segmente im ersten Quartal 2016 berichtet. Wir haben uns über wesentliche Geschäftsentwicklungen und insbesondere mit der Entwicklung der T-Mobile Polska beschäftigt. Ferner haben wir dem Beschluss des Vorstands über die Ausnutzung des genehmigten Kapitals im Zusammenhang mit dem Angebot einer Aktiendividende zugestimmt.

In der Sitzung am 30. Juni 2016 haben wir uns mit Vorstandsangelegenheiten beschäftigt und beschlossen, den Vorstand um das neue Vorstandsressort Technologie und Innovation zu erweitern. Das neue Ressort wird mit Wirkung zum 1. Januar 2017 von Frau Claudia Nemat, bislang verantwortlich für das Ressort Europa und Technik, geleitet. Weiterhin haben wir Herrn Srini Gopalan mit Wirkung zum 1. Januar 2017 als neues Vorstandsmitglied für das Ressort Europa bestellt.

In der Sitzung am 30. August 2016 hat uns der Vorstand über die aktuelle Situation und die finanziellen sowie operativen Kennzahlen des Unternehmens und seiner Segmente im zweiten Quartal 2016 informiert. Des Weiteren haben wir Herrn Dr. Thomas Kremer mit Wirkung zum 1. Juni 2017 wiederbestellt.

In der am Folgetag durchgeführten eintägigen Klausurtagung des Aufsichtsrats mit dem Vorstand haben wir uns mit der Strategie des Unternehmens befasst. Wir haben den Stand der Strategie erörtert, über einzelne Aspekte beraten und Schwerpunktthemen für das kommende Jahr abgestimmt. Außerdem haben wir uns durch einen externen Experten eine Markt- und Wettbewerbsanalyse vorstellen lassen.

In der Aufsichtsratssitzung am 3. November 2016 haben wir zum Verkauf der Strato AG und zu einer Änderung des Geschäftsverteilungsplans des Vorstands Beschluss gefasst.

In unserer Sitzung am 14. Dezember 2016 haben wir zu verschiedenen Vorstandsvergütungsthemen wie z. B. zur Zielerreichung der variablen Vergütung und zur Wiederbestellung von Herrn Reinhard Clemens Beschluss gefasst. Der Vorstand hat uns über die aktuelle Situation und die finanziellen sowie operativen Kennzahlen des Unternehmens und seiner Segmente im dritten Quartal 2016 berichtet. Ein weiterer Schwerpunkt der Sitzung war die Beschlussfassung über das Budget für das Geschäftsjahr 2017 und den Jahresfinanzplan. Darüber hinaus haben wir die Mittelfristplanung 2018 bis 2020 zur Kenntnis genommen und uns mit dem Risikobericht des Konzerns befasst.

In unseren Plenumssitzungen und insbesondere im Prüfungsausschuss haben wir überdies regelmäßig überwacht, dass der Vorstand rechtmäßig handelt und unter anderem durch die konzernweit eingerichtete Compliance-Organisation für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der unternehmensinternen Regelungen und Richtlinien sorgt. Wir haben uns zudem regelmäßig vom Vorstand über das von diesem eingerichtete konzernweite Risiko-Management-System berichten lassen. Wir sind aufgrund dieser Prüfungen und der Prüfberichte des Abschlussprüfers zu der Einschätzung gelangt, dass das interne Kontroll- und Risiko-Management-System funktionsfähig und wirksam ist.